TIETOSUOJASELOSTE

1. Yleistä

Henkilötietolain 10§ mukainen rekisteriseloste Urheiluhieronta FitRampo ajanvaraus- ja asiakastietojärjestelmälle sekä Tietosuoja-asetuksen mukainen informointi tiedon tallentamisesta. Koulutettu hieroja, terveydenhuollon ammattilaisena ja yrittäjänä, kerää asiakkaistaan hoidon ja asiakassuhteen kannalta olennaiset tiedot. Ammatinharjoittaja on vastuussa keräämistään asiakastiedoista, niiden säilyttämisestä ja suojaamisesta. Koulutettu hieroja on vaitiolovelvollinen ja asiakastiedot ovat lain mukaan salassa pidettäviä.

2. Rekisterinpitäjä ja rekisterin yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä
Urheiluhieronta Fitrampo (3021360-5)
Simonkalliontie 9
01350 Vantaa
Rekisterin yhteyshenkilö: Rami Kortesmaa
040 641 3353
info@fitrampo.fi

3. Rekisterin nimi

Urheiluhieronta FitRampon asiakastietojen, laskutuksen ja ajanvarausten rekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus ja tietolähteet

Rekisterin käyttötarkoitus on asiakassuhteen parantaminen, ajanvarausten mahdollistaminen ja laskutustietojen ylläpito.

Tietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään hänen suostumuksella hänen haluamiinsa palveluiden varauksiin ja ostoihin liittyvistä tapahtumista sekä rekisterinpitäjän muista järjestelmistä. Tiedot tallennetaan ajanvarauksen yhteydessä. Järjestelmään tallennetaan myös hoitosuhteen kannalta asiakkaan tallennettavaksi hyväksymät tiedot. Tietoja, jotka eivät ole hoidon tai asiakassuhteen hoitamisen kannalta tarpeellisia, ei kerätä.

Kerättäviä henkilötietoja käytetään Rekisterinpitäjän ja asiakkaan asiakassuhteen ylläpitoon ja kehittämiseen, laskutukseen, tilastointiin, sekä palvelun edellyttämien yhteydenottojen ja viestien mahdollistamiseen. Tietoja käytetään myös potilasturvallisuudesta huolehtimiseen sekä palveluiden ja tuotteiden tuottamiseen ja toimittamiseen asiakkaalle.

Tietoja ei luovuteta kolmansien osapuolien käyttöön. Rekisterinpitäjä voi myös lähettää markkinointi- ja muita tiedotusviestejä asiakkaalle, mikäli asiakas on sen sallinut. Asiakas voi kieltäytyä näistä tiedotteista ilmoittamalla siitä sähköpostitse osoitteeseen info@fitrampo.fi.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan antamat tiedot sekä tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot. Rekisteriin talletetaan tai voidaan tallettaa seuraavat tiedot:

  • Henkilötiedot: etunimi, sukunimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
  • Terveydentilaa koskevat tiedot: hierontaan tulon syy, hieronnan kontraindikaatiot, asiakkaan terveydentila, allergiat, leikkaukset ja käyttämät lääkkeet, aikaisemmat hoidot, asiakkaan antamat lisätiedot
  • Hoitotapahtumaa koskevat tiedot: asiakkaan hoidon alkutilanne, tehdyt testit, hoitoajat, annettu hoito, muistiinpanot, tapaamiset, asiakkaan antamat lisätiedot
  • Suostumus suoramarkkinointiin ja mainontaan: sähköpostiosoite tai puhelinnumero
  • Asiakkaan antamat lisätiedot: työn luonne, harrastukset, arki- ja työpäivän ergonomiaan liittyvät asiat sekä muu sellainen tieto, jolla on merkitystä hoidon suunnittelussa tai toteutuksessa.

6. Tietojen kerääminen ja säilytys

Tiedot kerätään asiakkaan yhteydenotoista, asiakastietolomakkeesta, alkuhaastattelusta sekä hoidon aikana saaduista lisätiedoista sekä käydyistä keskusteluista. Myös sähköpostin tai internetsivujen välityksellä tullutta tietoa voidaan kerätä, jos sillä on hoidon tai muun yritystoiminnan kannalta merkitystä.

Tietoja säilytetään asiakassuhteen jatkumisen ajan tai niin pitkään kun laki sitä edellyttää. Tietojen säilytyksessä on huomioitu sitä koskevat lait, asetukset ja direktiivit.  Tiedot voidaan vaatia poistettavaksi mikäli laki sen sallii ja asiakas niin pyytää.

7. Tietojen luovuttaminen

Asiakasrekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Salassapitovelvollisuus koskee kaikkea asiakkaan hoidon yhteydessä saatua tietoa. Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan yksilöidyllä suostumuksella taikka mikäli asiasta on laissa nimenomaisesti erikseen säädetty (esim. lain sallimissa rajoissa viranomaisille). Potilasasiakirjoihin tehdään merkintä niihin sisältyvien tietojen luovuttamisesta ja luovutuksen peruste. Merkintä tehdään myös siitä, jos potilas on kieltänyt tietojensa luovuttamisen. 

Asiakkaalla on oikeus saada nähtäväksi ja tarkistettavaksi hänestä kerätyt tiedot sekä saada korjatuksi väärät tiedot. Asiakkaalla on myös oikeus saada halutessaan kopiot potilasasiakirjoista sekä tietoa hänestä kerätyistä tiedoista. Potilasasiakirjatiedot luovutetaan pääsääntöisesti kopioina tai lausuntoina.

8. Henkilötietojen luovuttaminen EU-maiden ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kerätyt tiedot tallennetaan salatussa muodossa ja niiden katselu ja muokkaaminen vaatii tunnistautumisen. Asiakkaan täyttämä asiakastietolomake säilytetään lukitussa paikassa, erillään sähköisesti tallennetuista tiedoista, lain edellyttämällä tavalla.

Internetpohjaiseen ajanvarausjärjestelmään tallentuvat ajanvarauksen yksilöivät tiedot, eivät ole nähtävissä muille asiakkaille. Urheiluhieronta FitRampossa ajanvarauskalenteria käytetään tietokoneella käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Lisäksi ajanvarausohjelmaan sekä sähköiseen potilaskortistoon kirjautumisessa edellytetään käyttäjäkohtaista tunnusta ja salasanaa. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Rekisterinpitäjän ja sen mahdollisten tietotekniikkakumppanien tietoverkko ja laitteisto, jolla rekisteri sijaitsee, on suojattu palomuurilla ja muilla tarvittavilla teknisillä toimenpiteillä.

10. Tarkastus- ja kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus saada tarkistaa itseään koskevat, tallennetut henkilötiedot, oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua, oikeus kieltää antamiensa tietojen käytön suoramarkkinointi- tms. tarkoitukseen sekä muutoinkin turvautua henkilötietolaissa ja EU-direktiivissä turvattuihin oikeuksiinsa ellei laissa muuten määrätä. 

Ajanvarausjärjestelmään tallennetut tiedot voidaan asiakkaan pyynnöstä oikaista, muuttaa, täydentää tai poistaa kirjallisella pyynnöllä. 

Pyynnöt on osoitettava kohdassa 2 määritellylle rekisterin yhteyshenkilölle. Kaikkien tallennettujen tietojen lista voidaan pyytää korkeintaan 2 kertaa vuodessa.

11. Lainsäädäntö

Rekisterinpitäjä noudattaa asiakastietojen säilytyksessä henkilötiedon käsittelyä koskevaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sekä Suomen tietosuojalakia.

Henkilötietolaki 523/1999
Kuluttajansuojalaki 393/2014
Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä 559/1994
Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992
Sähköisen viestinnän tietosuojalaki 516/2004